Time management
Ți-ar plăcea să fii mai productiv la job sau în viața personală? Te întrebi cum alții reușesc deși contextul lor de viața pare a fi mai complex decât al tău?
În articolul de azi îți pun la dispoziție instrumente care facilitează procesul prin care realizezi mai multe lucruri cu mai puțin stres și mai puțin efort.
Figura de mai jos conține 4 cadrane: Victorii RAPIDE, Proiecte MARI, Lucruri UȘOARE, De ,,UMPLUTURĂ”. Pe axa orizontală poți regăsi nivelul de efort, în timp ce pe axa verticală se află impactul respectivelor sarcini.
Pentru creșterea productivității ai nevoie să:
faci o analiză a sarcinilor tale și să le așezi în cele 4 cadrane/categorii;
identifici sarcini de tipul Victorii RAPIDE care presupun un efort mic, dar care au un impact mare (cadranul din stânga sus);
definești un plan de acțiune;
păstrezi diagrama într-un loc vizibil și să reevaluezi situația periodic (de preferat săptămânal) pentru a observa dacă există vreun progres.
Ia-ți un angajament personal scriind:
a) Sarcinile din categoria Victorii RAPIDE pe care mă voi concentra în această săptămână sunt: _______________
b) Lucrurile UȘOARE pe care intenționez să le deleg sau la care voi renunța sunt: ______________
c) Ce alte acțiuni voi lua? ________________
Și pentru că a delega implică și alți oameni, îți propun să aruncăm o privire asupra cazurilor în care este intr-adevăr delegarea este posibilă în echipa ta. Din punctul meu de vedere delegare este posibilă doar atunci când nivelul de competență + interes pe acel subiect sunt ridicate, cu alte cuvinte atunci când oamenii au un anumit nivel lor de expertiză. În caz contrar, delegarea vine la pachet cu multe implicații negative, riscuri și frustrare.
În această diagramă vei regăsi 4 cadrane care descriu tipuri de angajați și cum anume să lucrezi cu ei. Cadranul din dreapta sus evidențiază persoanele cărora le poți delega sarcini. Acordă-i atenție!
Pe axa orizontală se află Abilități / Competențe - face referire la faptul că persoana căreia îi delegi sarcina are cunoștințele și competențele necesare să ducă la îndeplinire acea sarcină. Cunoștințele și competențele se dobândesc și dezvoltă de regulă prin învățare și practică. Pot fi măsurate pe niveluri (începător, intermediar, senior, expert, etc).
Folosind diagrama de mai jos, analizează persoanele din echipa ta și observă:
Care este nivelul de motivație/interes pentru acea sarcină?
Care este nivelul ei de competență vizavi de acea sarcină?
Notează răspunsurile cu note de la 1 la 3 (unde 1 = nivel redus, 2 = intermediar, iar 3 = avansat), apoi încadrează membrii echipei tale în una dintre cele 4 cadrane.
În cazul în care la cele 2 întrebări de mai sus ai răspuns cu ,,nivel 2” atât pentru competență, cât și pentru motivație/interes, înseamnă că ai în fața ta o persoană capabilă care își face treaba așadar îi poți delega sarcini.
Mult succes!
